Jueves, Marzo 08, 2018
6 herramientas de software para que las pequeñas empresas completen su digitalización en 2025
La transformación digital de una empresa no se produce de un día para otro. Se desarrolla a medida que las actividades realizadas manualmente, en papel o mediante herramientas poco adecuadas se sustituyen por sistemas automáticos, conectados y fiables. En muchas pequeñas empresas, la obligación de adoptar la factura electrónica actúa como el impulso decisivo para iniciar este cambio: un requisito legal que puede convertirse en la base de una digitalización más extensa y ventajosa.
Las compañías que aprovechan esta oportunidad para actualizar sus operaciones no se limitan a cumplir la normativa. También crean una estructura operativa más robusta, capaz de favorecer el crecimiento, reducir errores y disminuir el tiempo dedicado a la administración. Estas seis soluciones pueden tener un impacto relevante durante ese recorrido.
1. Sage: Solución de contabilidad y facturación electrónica
Para una empresa que busca una digitalización integral, Sage puede constituir el primer paso. Sus soluciones reúnen en una misma plataforma la gestión comercial, la contabilidad y la facturación electrónica, adaptándose a la normativa aplicable, incluidos los requisitos de Verifactu y de la Ley Crea y Crece.
Con Sage, las empresas pueden emitir facturas en los formatos estructurados admitidos, recibir facturas de proveedores, contabilizarlas de manera automática y conservar todos los registros ordenados y accesibles en cualquier momento. Para negocios que aún dependen de hojas de cálculo o aplicaciones básicas de facturación, adoptar Sage representa una mejora inmediata en eficiencia y cumplimiento normativo.
Por qué es importante: La facturación electrónica y la contabilidad constituyen el núcleo financiero de cualquier negocio. Digitalizar ambas correctamente desde el inicio reduce errores y crea la base necesaria para incorporar el resto de los procesos.
2. Zeendoc: Solución de archivo electrónico y gestión documental
Digitalizar contratos y facturas solo resulta útil cuando los documentos se conservan de forma adecuada. Zeendoc es una herramienta de gestión documental electrónica que permite guardar, clasificar y localizar documentos empresariales con rapidez y seguridad, respetando los requisitos legales de conservación.
En las empresas que están adaptándose a la factura electrónica, Zeendoc complementa el proceso al asegurar que los documentos recibidos y emitidos queden correctamente archivados y puedan consultarse ante una auditoría o un requerimiento de la Agencia Tributaria.
Por qué es importante: Disponer de un archivo digital ordenado y alineado con la normativa completa una digitalización correctamente ejecutada. Sin ese sistema, el proceso sigue siendo parcial y se mantienen los riesgos de cumplimiento.
3. Pipedrive: CRM para la gestión de ventas
La digitalización comercial tiene una relevancia comparable a la de los procesos administrativos. Cuando los datos de clientes, las oportunidades abiertas y el seguimiento de ventas se controlan mediante hojas de cálculo o dependen de la memoria de una persona, se pierde información, se desaprovechan ventas y el crecimiento queda excesivamente vinculado a un único responsable.
Pipedrive es un CRM intuitivo y flexible que estructura el ciclo comercial desde el contacto inicial hasta el cierre. Además, se integra con el software de facturación para convertir automáticamente los presupuestos aceptados en facturas. La visibilidad del pipeline comercial permite también prever los ingresos del siguiente período.
Por qué es importante: Un proceso comercial organizado y digital mejora la conversión, acorta el plazo entre el cierre de una venta y la emisión de la factura, y aporta visibilidad sobre los ingresos futuros.
4. Stripe: Plataforma de pagos digitales
Recibir pagos de manera rápida, segura y digital es uno de los resultados más evidentes de la digitalización. Stripe permite aceptar pagos con tarjeta mediante enlaces incorporados en facturas, páginas web o directamente desde el programa de facturación. De este modo, el cobro se realiza al momento sin que el cliente deba efectuar una transferencia manual.
Al conectarse con el software contable, cada pago recibido se registra automáticamente y se concilia con su factura correspondiente. Así, el ciclo de facturación y cobro se convierte en un proceso ágil, trazable y sin intervención manual.
Por qué es importante: Incluir una opción de pago sencilla e inmediata en cada factura favorece que los cobros se produzcan antes y mejora directamente la tesorería de la empresa.
5. DocuSign: Plataforma para firma electrónica
El uso de papel continúa siendo uno de los principales obstáculos para una digitalización completa en numerosas pequeñas empresas: contratos que se imprimen, se firman manualmente, se escanean y después se guardan en carpetas. DocuSign elimina por completo ese circuito. La plataforma permite remitir documentos para su firma electrónica, recibirlos firmados en cuestión de minutos y almacenarlos de manera segura y accesible.
Para negocios que cierran acuerdos comerciales, firman contratos con clientes o proveedores, o requieren autorizaciones internas para determinadas decisiones, DocuSign digitaliza el procedimiento sin afectar a su validez jurídica.
Por qué es importante: Retirar el papel del proceso de firma es una de las medidas de digitalización más visibles y con mayor repercusión, además de una de las más fáciles de poner en marcha.
6. Mailchimp: Herramienta de email marketing
Mantener la comunicación con clientes actuales y potenciales es una de las acciones más rentables para cualquier pequeña empresa. Sin embargo, enviar correos electrónicos individualmente deja de ser viable cuando aumenta el volumen. Mailchimp permite diseñar campañas de email profesionales, establecer secuencias automatizadas y mantener el contacto con toda la base de clientes de una forma organizada y medible.
Para las empresas que desean extender su digitalización más allá de la operativa interna y modernizar también la relación con su mercado, Mailchimp ofrece una vía para avanzar en esa dirección.
Por qué es importante: El email marketing automatizado ayuda a que la marca permanezca presente para clientes actuales y potenciales sin ocupar tiempo del equipo, generando retorno de forma continuada con una inversión mínima.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el primer paso para que una pequeña empresa se digitalice?
La contabilidad y la facturación suelen ser el inicio más razonable por dos motivos: son procesos que absorben mucho tiempo y la factura electrónica obligatoria ya está creando una presión normativa que hace de la digitalización una necesidad inmediata. Cuando la base contable ya está digitalizada y conectada con el banco, es posible incorporar las demás herramientas gradualmente según las necesidades del negocio.
¿Cuánto tarda la puesta en marcha de estas herramientas?
La mayor parte de las soluciones incluidas puede estar en funcionamiento en pocos días. En una empresa pequeña, un software contable como Sage puede configurarse en unas pocas horas. Las herramientas de firma electrónica, cobros y email marketing pueden empezar a aportar valor sin exigir una integración técnica compleja. Lo importante es implementarlas progresivamente y comprobar que cada una se utiliza correctamente antes de incorporar la siguiente.
¿Hace falta contratar a una persona con conocimientos técnicos para implementar estas soluciones?
No en el caso de las herramientas de esta lista. Todas han sido diseñadas para que propietarios de pequeñas empresas puedan utilizarlas sin conocimientos técnicos especializados. Sus interfaces son intuitivas, la configuración está guiada y los equipos de soporte pueden atender las dudas. La principal inversión suele ser de tiempo, no de conocimientos técnicos.
¿Qué subvenciones o ayudas están disponibles para digitalizar una pequeña empresa?
El programa Kit Digital, incluido dentro del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia, proporciona bonos para que autónomos y pequeñas empresas financien la incorporación de soluciones digitales en ámbitos como la contabilidad, la facturación, el comercio electrónico y la gestión de clientes. Conviene consultar con el agente digitalizador correspondiente o con la plataforma Acelera Pyme para conocer los requisitos y las soluciones elegibles en cada momento.
¿La digitalización obliga a dejar de trabajar con una asesoría o gestoría?
No necesariamente. Digitalizar no elimina la utilidad de un asesor o gestor, sino que modifica su función. Cuando los procesos están digitalizados, la información permanece ordenada y disponible, reduciendo el tiempo que el asesor debe dedicar a tareas administrativas básicas y permitiéndole concentrarse en aportar consejo fiscal, planificación y estrategia. Muchos asesores valoran trabajar con clientes cuyos registros están bien organizados.
